Todos os servidores que tiverem interesse em acompanhar o trâmite dos processos institucionais da Universidade Federal do Pampa (Unipampa) podem acessá-los através do Sistema de Gestão Unificada de Recursos Institucionais (Guri) e do Protocolo Integrado do Governo Federal.

O módulo de protocolo surgiu da necessidade de registrar em sistema próprio o trâmite dos processos da instituição, dando assim transparência e controle sobre o fluxo das solicitações. O trabalho foi demandado pela Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (Progesp) e operacionalizado pelo Núcleo de Tecnologia da Informação e Comunicação (NTIC), que englobou a Divisão de Protocolo Geral da Pró-Reitoria de Administração para definições e melhorias.

Quando se faz a solicitação de abertura de processo, o usuário pode escolher se o documento será enviado para o Protocolo Integrado, iniciativa do Governo Federal, que visa concentrar informações dos processos internos de instituições federais. Através da busca pelo número do processo ou assunto/descrição é possível encontrar informações sobre o trâmite do assunto desejado. De acordo com a arquivista da Unipampa, Cinara Flores, os processos da Unipampa passam a integrar o sistema de Protocolo Integrado apenas após sair da Divisão de Protocolo e ser dado o primeiro recebimento pelo setor de destino inicial: “por isso é sempre muito importante o registro de recebimento de processos pelos setores”, afirma ela.

O Protocolo do Guri agrupa todos os processos abertos na Instituição, bem como o trâmite de documentos entre setores. Para acompanhar, basta selecionar no filtro (figura de uma lupa) a caixa de saída. "Todos os processos cadastrados no Guri são passíveis de consulta tanto pelo público interno quanto externo da Unipampa. No sistema a consulta é mais ampla se a pessoa tiver o número do processo, caso não tenha, somente fazendo login, ou seja, público interno, e condicionado ao processo ter passado pela sua caixa postal em algum momento”, explica Cinara.

Funcionalidades do Guri e procedimentos em relação aos processos administrativos da Unipampa

1. Solicitação de Abertura e Processos

Não é obrigatório preencher a solicitação no Guri, devido a classificação por assunto ser complexa e de conhecimento mais aprofundado dos servidores do setor que foram treinados. Outro procedimento é que na solicitação de abertura a pessoa deverá selecionar no campo "Enviar ao Protocolo Integrado" a opção "Sim" e colocar a espécie. O procedimento mais adotado e considerado o ideal é a entrega de documentos diretamente ao setor de Protocolo, uso aconselhável do Termo de Solicitação de Abertura de Processos, disponível no site da Divisão de Protocolo Geral.

2. Arquivamento de Processos

Para processos que ficarão nos setores por tempo indeterminado, sugere-se o arquivamento no sistema, para que fique menos poluída a caixa de entrada do setor. Basta colocar no campo "Estado Atual" a opção "Arquivado", no "Destinatário" colocar o setor que ficará com ele arquivado e no campo "Observações", colocar a localização física. Lembrando que este processo poderá ser tramitado novamente a qualquer momento, bastando pesquisá-lo marcando a opção "Encerrados/Arquivados" junto da lupa de pesquisa.

3. Encerramento de Processos

Esta opção foi retirada do GURI, pois após este procedimento não era possível tramitar os processos, o que muitas vezes se fazia necessário. Caso alguém precise tramitar processos que ainda estão com esse status, deverá encaminhar ao e-mail protocologeral@unipampa.edu.br o pedido de mudança de status de processo.

4. Juntada de Processos

A juntada de processos é um procedimento realizado somente pela Divisão de Protocolo Geral, mediante solicitação justificada. Ela pode ser por anexação, que é se torna permanente, ou por apensação, que são processos complementares mas independentes e que poderão ser desapensados futuramente. É registrada no GURI e pode ser verificado no campo "Outras Ações" se há processos apensados a estes.

5. Abertura de Novos Volumes

Cada volume de processos deverá ter no máximo 200 páginas, considerando que não se numera o verso. Sugere-se não interromper um documento no meio para formação de um novo volume, para isto o volume pode ser interrompido antes da página 200 ou no máximo 10 páginas depois. Este procedimento pode ser realizado por qualquer servidor que esteja trabalhando com o processo e que identifique essa necessidade, o modelo do termo de abertura e encerramento de volume está disponível na página da Divisão de Protocolo Geral. Importante que ao tramitar um processo com mais de um volume a pessoa informe a quantidade de volumes que está sendo tramitado no campo Observações.

6. Registro de Recebimento e Envio de Processos

Para o acompanhamento correto do andamento dos processos é muito importante que toda a tramitação seja registrada o GURI. Por isso ao receber um processo o primeiro procedimento a ser adotado é o registro no GURI. Caso o processo não apareça em sua caixa de entrada verificar imediatamente com o setor remetente se o envio foi feito corretamente.

Lembramos que todos os procedimentos adotados pela Divisão de Protocolo Geral são de acordo com o que preconiza a Lei do Processo Administrativo nº 9.784/1999 e a Portaria Interministerial nº1.677/2015.

Para outras informações os interessados podem consultar o Protocolo Geral da Unipampa através do e-mail: protocologeral@unipampa.edu.br ou pelo telefone: (53) 3240 5418.